Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

qnips GmbH / Stand: 04.12.2024

1. Geltungsbereich

1.1 Die qnips GmbH (im Folgenden "qnips") bietet eine app- und web-basierte Catering-Management-Plattform (im Folgenden "Software") für Catering- und Eigenregiebetriebe, insbesondere zur Verwaltung von Menüdaten, Vorbestellungen und Bezahlungen sowie zur Anbindung von weiteren Catering-Systemen.

1.2 Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden "AGB") gelten für alle Nutzungsverträge (im Folgenden "Verträge"), die zwischen qnips und Kunden, die keine Verbraucher im Sinne des § 13 BGB oder anderer entsprechender gesetzlicher Bestimmungen sind, über die Nutzung der Plattform qnips geschlossen werden.

1.3 Abweichende AGB des Kunden finden auf Verträge keine Anwendung, es sei denn, qnips stimmt ihrer Anwendung ausdrücklich in Schriftform zu.

2. Vertragsschluss zwischen dem Kunden und qnips, Testzeitraum

2.1 Das auf https://my.qnips.io bereitgestellte Angebot zur Nutzung der dort beschriebenen Software (im Folgenden auch "Dashboard") stellt kein verbindliches Angebot von qnips dar.

2.2 Die Nutzung der Software von qnips setzt die Erstellung eines Kunden-Accounts (im Folgenden "Account") voraus. Für die Erstellung des Accounts sind die erforderlichen Daten anzugeben und ein Passwort festzulegen. Durch Bestätigung der Anlage des Accounts gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrags über die kostenfreie Nutzung der Software für Testzwecke ab. Dieses Angebot kann qnips durch Einrichtung und Gewährung des Zugangs zum Account oder durch den Versand einer Mitteilung mit den Zugangsdaten für den eingerichteten Account annehmen.

2.3 Mit Abschluss eines Vertrags zur kostenfreien Nutzung gemäß Ziffer 2.2 räumt qnips dem Kunden das Recht ein, die Software für 14 Tage ausschließlich zu Testzwecken zu nutzen (Testzeitraum). Jedem Kunden steht nur ein Testzeitraum zu. Auf Anfrage kann der Testzeitraum verlängert werden. Ob eine Verlängerung erfolgt, liegt im alleinigen Ermessen von qnips. Nach Ablauf des Testzeitraums wird der Account des Kunden gesperrt. Eine automatische Umstellung in einen kostenpflichtigen Vertrag erfolgt nicht.

2.4 Nach Ablauf des Testzeitraums gemäß Ziffer 2.3 hat der Kunde die Möglichkeit, einen kostenpflichtigen Vertrag über die Nutzung der Software mit qnips abzuschließen. Dabei kann der Kunde die erforderlichen Pläne (z. B. Basis, Standard, Enterprise) buchen.

2.5 Für den Abschluss eines Vertrags mit monatlicher Abrechnung erfolgt der Vertragsschluss im Dashboard. Der Kunde muss die entsprechenden Lizenzen auswählen und seine Auswahl bestätigen. Anschließend sind der Firmenname, die Rechnungsadresse sowie Kreditkartendaten oder eine Bankverbindung anzugeben. Mit Bestätigung und Absendung dieser Angaben schließt der Kunde einen kostenpflichtigen Vertrag mit qnips über die Nutzung der Software ab. Alternativ kann der Vertrag durch Freigabe eines individuellen Angebots zustande kommen.

3. Leistungen, Wechsel der Versionen

3.1 qnips stellt dem Kunden für die Laufzeit seines Vertrags den Zugang zur gebuchten Version der Software als Software-as-a-Service (im Folgenden "SaaS") über das Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Beschreibung des qnips WiKi-Systems (Knowledge Base). Zusätzliche Leistungen (z. B. Erstellung von Whitelabel-Apps, Unterstützung bei der initialen Einrichtung eines Accounts) sind nicht Bestandteil des Vertrags und können separat angeboten werden.

3.2 Zusätzliche Funktionalitäten dürfen nur in angemessenem Umfang ("Fair Use") genutzt werden, um die Funktionsfähigkeit für alle Kunden sicherzustellen. Eine unangemessene Nutzung liegt vor, wenn z. B. Accounts nicht personalisiert sind oder wesensfremde Funktionen genutzt werden.

3.3 Die Software ermöglicht Datenübertragungen mit Drittsystemen ("Integration"). Eine Übersicht der verfügbaren Integrationen findet sich auf der qnips-Website ("Marketplace"). Änderungen oder Einschränkungen des Integrationsangebots können durch qnips vorgenommen werden, insbesondere wenn Drittanbieter ihre Systeme ändern oder einstellen. Für Partner-Integrationen gelten die Bedingungen des jeweiligen Drittanbieters.

3.4 Kunden können zwischen Softwareplänen wechseln und Add-on-Lizenzen deaktivieren oder kündigen. Die Fristen hierfür variieren je nach Lizenztyp:

Grundgebühr: Wechsel zu einem höherpreisigen Plan ist monatlich möglich; ein Wechsel zu einem günstigeren Plan ist nur jährlich möglich.
Standortgebühr: Ein Standort wird berechnet, sobald standortbezogene Funktionen aktiv sind.
Hardware-Gebühr: Gebühren fallen an, sobald Hardware aktiv genutzt wird.
Point-of-Sale-Integration: Gebühren fallen an, sobald die Integration genutzt wird.

4. Verfügbarkeit und Reaktionszeit bei Störungen

4.1 qnips gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Jahresmittel. Ausgenommen sind Zeiten, in denen der Server aufgrund technischer oder sonstiger Probleme, die nicht im Einflussbereich von qnips liegen (z. B. höhere Gewalt, Verschulden Dritter), nicht erreichbar ist. Ebenfalls ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten, die entweder außerhalb der üblichen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr oder gemäß Ziffer 4.2 angekündigt werden.

4.2 qnips ist berechtigt, die Verfügbarkeit der Software zu Wartungszwecken oder aus technischen Erfordernissen zu unterbrechen. Wartungsarbeiten werden soweit möglich außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Sollte eine Unterbrechung länger als 30 Minuten während der Geschäftszeiten dauern, wird qnips diese mindestens 24 Stunden im Voraus per E-Mail ankündigen.

4.3 Störungen der Systemverfügbarkeit müssen vom Kunden unverzüglich gemeldet werden. qnips wird sich bemühen, auf Meldungen über Totalausfälle innerhalb der Supportzeiten (Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr, außer an Feiertagen) mit einer Reaktionszeit von vier Stunden zu reagieren. Bei leichteren Fehlern wird eine Reaktion spätestens am nächsten Werktag angestrebt.

4.4 Meldungen außerhalb der Supportzeiten werden am folgenden Arbeitstag bearbeitet. Verzögerungen aufgrund von Umständen, die der Kunde zu vertreten hat, werden nicht auf die Entstörungszeit angerechnet.

5. Mitwirkungsleistungen des Kunden

5.1 Die nachfolgenden Mitwirkungsleistungen stellen Hauptpflichten des Kunden dar und sind keine bloßen Nebenpflichten.

5.2 Der Kunde ist verpflichtet, während des Testzeitraums die Funktionalitäten der Software zu prüfen und etwaige Mängel vor Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags zu melden. Später können keine Mängel geltend gemacht werden, die bereits im Testzeitraum bekannt waren.

5.3 Der Kunde stellt einen qualifizierten Ansprechpartner sowie einen Stellvertreter zur Verfügung, die Entscheidungen treffen oder herbeiführen können. Änderungen der Ansprechpartner sind unverzüglich mitzuteilen.

5.4 Der Kunde ist für die Inhalte und Daten, die in der Software verarbeitet werden, allein verantwortlich. Er verpflichtet sich, die Software nur gemäß den vertraglichen Bestimmungen und geltendem Recht zu nutzen. Der Kunde wird qnips unverzüglich über Missbrauch, Sicherheitsrisiken oder Datenverlust informieren.

5.5 Der Kunde ist dafür verantwortlich, die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Software sicherzustellen:

5.5.1 Bereitstellung einer ausreichenden Internetverbindung.
5.5.2 Verwendung aktueller Browser (z. B. Google Chrome oder Mozilla Firefox) mit aktivierten Cookies.
5.5.3 Implementierung von IT-Sicherheitsmaßnahmen wie Antivirus-Software, sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Firewalls.
5.5.4 Sicherstellung der Vertraulichkeit von Zugangsdaten und Verbot der Nutzung von „Shared Accounts“.
5.5.5 Nutzung sicherer Internetverbindungen, insbesondere über VPNs in öffentlichen Netzwerken.

5.6 Die fachliche Einrichtung und Administration des Accounts obliegt dem Kunden, auch wenn qnips unterstützende Maßnahmen bereitstellt.

5.7 Der Kunde ist verpflichtet, Leistungsstörungen in Textform zu melden und qnips bei der Behebung in angemessenem Umfang zu unterstützen. Vorübergehende Fehlerumgehungen können zumutbar sein.

5.8 Der Kunde trägt die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und stellt qnips von Ansprüchen Dritter frei, die sich aus der Verarbeitung dieser Daten ergeben.

6. Rechteeinräumung

6.1 qnips gewährt dem Kunden ein einfaches, nicht übertragbares und zeitlich auf die Vertragslaufzeit begrenztes Nutzungsrecht an der Software. Für Integrationen und Drittanbieter-Systeme gelten deren spezifische Bestimmungen.

6.2 Der Kunde verpflichtet sich, die Software ausschließlich vertragsgemäß zu nutzen und sie Dritten nicht zugänglich zu machen. Das Nutzungsrecht gilt auch für verbundene Unternehmen des Kunden gemäß §§ 15 ff. AktG.

7. Preise, Zahlungsmethoden und Zahlungsbedingungen

7.1 Es gelten die im Bestellprozess oder Angebot angegebenen Preise, die Nettopreise in Euro sind und zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer anfallen können. Die monatliche Vergütung basiert auf folgenden Parametern:

7.1.1 Grundpaket für die Softwarebereitstellung,
7.1.2 Standortgebühren,
7.1.3 Add-On-Lizenzen für Hardware, Point-of-Sale-Integrationen oder zusätzliche Funktionen,
7.1.4 Optional bestellte zusätzliche kostenpflichtige Funktionalitäten.

7.2 qnips stellt dem Kunden eine elektronische Monatsrechnung aus, die innerhalb von 14 Tagen zu zahlen ist.

7.3 qnips behält sich vor, die eingegebene Kreditkarte zu prüfen und bei berechtigten Gründen als Zahlungsmittel abzulehnen.

7.4 Änderungen der Bestellparameter führen zu einer Anpassung der Abrechnung für den laufenden Monat. Rückerstattungen oder Nachberechnungen sind ausgeschlossen.

7.5 Gerät der Kunde in Zahlungsverzug und zahlt auch nach einer Woche Fristsetzung nicht, kann qnips den Zugang zur Software sperren. Der Kunde bleibt zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.

8. Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit und Kündigung

8.1 Die Vertragslaufzeit beginnt mit dem Datum des ersten Auftrags oder nach Ablauf des Testzeitraums. Nach einer Mindestlaufzeit von einem Jahr verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr, sofern er nicht mit einer Frist von 90 Tagen zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.

8.2 Das Recht beider Parteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, bleibt unberührt.

8.3 Die Kündigung muss in Textform (z. B. per E-Mail) erfolgen.

9. Haftungsbeschränkung

9.1 qnips haftet für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für sonstige Schäden, die auf vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzungen beruhen. Bei kostenpflichtigen Verträgen haftet qnips im Rahmen zwingender gesetzlicher Vorschriften, z. B. im Falle von Garantien oder nach dem Produkthaftungsgesetz.

9.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet qnips nur für Schäden, die auf der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten beruhen (sogenannte Kardinalpflichten). Die Haftung ist hierbei auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

9.3 Bei kostenfreien Leistungen (z. B. im Testzeitraum) haftet qnips nur für Schäden, die auf Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder Arglist beruhen. Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sind hiervon ausgenommen.

9.4 Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten von Mitarbeitern, Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmern von qnips.

10. Datenschutz und Vertraulichkeit

10.1 qnips erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Die Vertragspartner schließen, sofern erforderlich, eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung.

10.2 Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nicht ohne ausdrückliche Zustimmung an Dritte weiterzugeben. Vertrauliche Informationen umfassen insbesondere:

Produktbeschreibungen, Spezifikationen und Preise,
Informationen, die ihrer Natur nach als vertraulich gelten oder als solche erkennbar sind.

Diese Verpflichtung bleibt für 12 Monate nach Beendigung des Vertrags wirksam. Ausnahmen bestehen für Informationen, die:

öffentlich bekannt sind,
unabhängig entwickelt wurden,
aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen offengelegt werden müssen (unter vorheriger Information der betroffenen Partei, soweit rechtlich möglich).

11. Änderungsvorbehalte

11.1 qnips behält sich vor, diese AGB zu ändern oder um Regelungen für neue Leistungen zu ergänzen. Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von zwei Wochen, gelten die Änderungen als angenommen.

11.2 Änderungen der Software oder ihrer Funktionalitäten, die zumutbar sind, können vorgenommen werden. Einschränkungen der Nutzbarkeit werden dem Kunden mindestens vier Wochen vorher angekündigt.

11.3 Änderungen können insbesondere erfolgen:

zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben,
zur Umsetzung gerichtlicher Entscheidungen,
zur Schließung von Sicherheitslücken,
bei Änderungen durch Drittanbieter (z. B. Integrationen).

11.4 Preisänderungen zur Deckung gestiegener Kosten können jährlich erfolgen. Übersteigt die Erhöhung 5 %, hat der Kunde ein Widerspruchsrecht.

11.5 Widerspricht der Kunde einer Änderung, kann qnips den Vertrag mit einer Frist von einem Monat kündigen.

11.6 Änderungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf die Textform.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Sollten einzelne Bestimmungen der AGB unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Regelungen.

12.2 Das Vertragsverhältnis unterliegt ausschließlich deutschem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist, soweit rechtlich zulässig, der Sitz von qnips.

12.3 Für den Vertragsschluss stehen deutsche und englische Versionen der AGB zur Verfügung. Für Kunden aus der DACH-Region ist die deutsche Version maßgeblich.